メール文の作成が一瞬で！【テンプレ付】革命的AI活用術

メールってAIが書いてくれるの！？

「なんて書けばいいかわからない…」と、送信ボタンを前に指が止まるメール。

特に仕事相手や初めましての人に送るとき、丁寧に書こうとして時間がかかる…なんてこと、ありませんか？

実は私も、「上手く伝えわらないかもしれない」なんて怖さから、送信前に何度も読み直して時間がかかるタイプでした。

でも、最近AIに頼るようになってから、メール作成が5分で完了するように！
タスクがさくさくこなせる～と感動しました。

この記事では、

どんなAIがメール作成に向いているのか
どうやって使えば自然で丁寧な文になるのか
今すぐ試せるプロンプト例（テンプレート付）

をまるっと紹介します✨

読むだけで、メール作成のハードルがぐっと下がりますよ♪

メール文作成におすすめのAI「ChatGPT」

メール文の作成にぴったりなのが、OpenAIが提供している「ChatGPT」。
自然で丁寧な日本語が得意で、ビジネスでもプライベートでも違和感のない文章を作ってくれます。

何がすごいって、
「こんな感じで書きたい」と伝えるだけで、口調や目的に合った文章を瞬時に生成してくれるところ。

たとえば、こんな感じで使います👇

✨プロンプト例
「クライアントに納期延期をお願いするメール文を、丁寧で誠実な印象になるように作ってください。」

→ するとAIはこんな文章を作ってくれます

件名：納期延期のご相談
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
現在進めております△△の件につきまして、誠に恐縮ながら、納期の延長をご相談させていただきたくご連絡差し上げました。
…（以下省略）

「えっ、めっちゃちゃんとしてる！」って驚きました。笑

作成するときのコツ3つ

AIに頼るとはいえ、プロンプトの書き方ひとつで仕上がりが変わってきます。
ここでは自然で使いやすいメールを作るためのコツをシェアします👇

コツ①「誰に・どんな内容か」を具体的に伝える

ぼんやりと「メールを書いて」と頼むよりも、
→「提案の返事を断る」「お礼のメール」などシチュエーションをはっきり書くのがポイント。

コツ②「口調や印象」を指定する

「丁寧に」「カジュアルに」「信頼感のある感じで」など、どう読まれたいかを伝えると、グッとイメージに近づきます。

コツ③「元になるメモや要点」も入れる

何も情報がないと、AIも困っちゃいます。
→「納期を3日延ばしてほしい」「会議の日程が変更になった」など、伝えたい事実はメモ感覚で入れましょう。

このまま試してみよう！テンプレート

コピー＆ペーストして、内容を記入すればそのまま使えます♪

いまいちだな……という場合は、情報を付け足してみてください。
何度か使っていると、精度も上がっていきます。

メールの文章を作成してください。

目的: 会議の日程調整
宛先: 取引先の担当者
文体: 丁寧なビジネスメール
背景: 先方から候補日をもらっていたが、こちらの都合が変わった
含めたい内容:
・提案された日程に参加できない
・こちらの都合がつく候補日を3つ提示
返信の要否: 要返信